À l’approche d’un déménagement, un détail peut vite devenir une source de tension entre le locataire et le bailleur : qui choisit le jour de l’état des lieux de sortie ? En pratique, la date se fixe d’un commun accord, au moment de la libération du logement et de la remise des clés. Je vous explique comment proposer un rendez-vous, quoi faire en cas de désaccord et quelles précautions prendre pour protéger votre dépôt de garantie.
La date se décide ensemble au moment de rendre les clés
- Accord commun Le bailleur, l’agence et le locataire doivent convenir d’un rendez-vous raisonnable.
- Moment adapté L’état des lieux intervient lors de la libération du logement ou très peu de temps après.
- Proposition utile Le locataire peut suggérer plusieurs créneaux par écrit, notamment à la fin du préavis.
- Refus ou absence Un commissaire de justice peut établir un constat locatif, avec des frais partagés.
- Délai de convocation Les parties doivent être prévenues au moins 7 jours à l’avance par lettre recommandée.
Le bailleur ne fixe pas seul la date de l’état des lieux
La règle est simple, même si elle est souvent mal comprise : la date de l’état des lieux de sortie doit être convenue entre les parties. Le propriétaire ou l’agence peut proposer un créneau, mais il ne peut pas imposer une date qui empêcherait raisonnablement le locataire d’être présent.
De son côté, le locataire ne peut pas non plus décider seul de remettre les clés à un moment qui ne permettrait pas au bailleur de vérifier le logement. L’état des lieux est en principe contradictoire, ce qui signifie que chacun doit pouvoir constater l’état des lieux et formuler ses observations.
Dans la pratique, l’agence immobilière prend souvent l’initiative parce qu’elle gère les rendez-vous et la remise des clés. Cela ne change pas le principe juridique : l’agence agit comme représentant du bailleur, tandis que la date doit rester compatible avec les disponibilités des deux parties. Service-Public rappelle d’ailleurs que l’état des lieux amiable se réalise ensemble, par le propriétaire, le locataire ou un professionnel mandaté.
À quel moment organiser le rendez-vous
L’état des lieux doit avoir lieu lorsque le logement est effectivement libéré, généralement au moment où le locataire remet toutes les clés. Il peut être réalisé très peu de temps après, mais un rendez-vous fixé trop tôt pose problème si les meubles, les effets personnels ou certains équipements sont encore présents.
La date n’est donc pas automatiquement celle du déménagement matériel. Un locataire peut déplacer ses affaires quelques jours avant, puis conserver les clés jusqu’à la date prévue. En revanche, le loyer et les charges restent dus jusqu’à la fin du préavis, sauf accord particulier avec le bailleur ou relocation anticipée acceptée.
Je conseille de prévoir un créneau suffisamment long, surtout pour une maison ou un logement meublé. Pour un studio bien préparé, une trentaine de minutes peut suffire. Pour un appartement familial, il est plus réaliste de réserver 45 minutes à 1 heure, afin de vérifier les pièces, les compteurs, les équipements et les clés sans bâcler la visite.
Qui peut proposer le premier rendez-vous
Le locataire peut parfaitement prendre les devants dès l’envoi de son congé ou quelques semaines avant la fin du préavis. Il peut proposer deux ou trois créneaux précis, en indiquant qu’il souhaite réaliser l’état des lieux en même temps que la remise des clés.
Le bailleur ou l’agence peut également faire une proposition. Dans les deux cas, il est préférable de confirmer la date par écrit, par courriel lorsque les échanges sont fluides, ou par lettre recommandée avec avis de réception si la relation est tendue. Cette preuve devient précieuse si l’une des parties prétend ensuite que le rendez-vous n’avait jamais été confirmé.
Que faire si le bailleur ne répond pas
Une absence de réponse ne doit pas conduire le locataire à attendre le dernier jour du préavis. Il faut envoyer une demande claire rappelant l’adresse du logement, la date de fin du préavis et plusieurs créneaux disponibles. Le courrier doit aussi préciser que les clés seront remises lors de l’état des lieux.
Si le bailleur reste silencieux, une relance formelle par lettre recommandée permet de montrer que le locataire a fait le nécessaire. Je recommande de conserver le courrier, l’accusé de réception, les courriels et les captures des échanges. Ces éléments peuvent démontrer que l’absence d’état des lieux ne résulte pas d’une négligence du locataire.
Le locataire ne doit pas abandonner les clés dans la boîte aux lettres ou les remettre à un voisin sans preuve précise. Cette méthode semble pratique, mais elle crée une incertitude sur la date de restitution et sur l’état du logement. Une remise contre récépissé ou un envoi suivi est beaucoup plus sécurisant.
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La solution en cas de blocage persistant
Lorsque le rendez-vous amiable est impossible, l’une ou l’autre partie peut faire appel à un commissaire de justice. Il établit alors un constat locatif qui remplace l’état des lieux contradictoire. Le commissaire convoque le locataire et le bailleur par lettre recommandée avec avis de réception, au moins 7 jours à l’avance.
Cette procédure est particulièrement utile lorsque le propriétaire refuse plusieurs propositions ou lorsque le locataire ne peut pas obtenir de réponse. Le commissaire peut réaliser son constat même si l’une des parties ne se présente pas, sous réserve que la convocation ait été faite correctement.
Les frais et les conséquences d’un constat locatif
Un état des lieux de sortie réalisé directement entre le locataire et le bailleur est gratuit. Lorsque l’agence représente le propriétaire lors du rendez-vous, elle ne peut pas facturer de frais d’état des lieux de sortie au locataire. Une clause du bail prévoyant cette facturation est considérée comme abusive.
La situation est différente lorsqu’un commissaire de justice intervient parce que l’état des lieux amiable ne peut pas être établi. Les frais sont alors partagés par moitié entre le bailleur et le locataire. En métropole, les tarifs réglementés indiqués en 2026 commencent à environ 162,16 € pour un logement jusqu’à 50 m², en additionnant le constat, les convocations et le déplacement. Le montant augmente pour les surfaces plus importantes.
| Surface du logement | Montant total indicatif en métropole | Part de chaque partie |
|---|---|---|
| Jusqu’à 50 m² | 162,16 € | 81,08 € |
| De 50 à 150 m² | 184,08 € | 92,04 € |
| Plus de 150 m² | 251,46 € | 125,73 € |
Ces montants correspondent aux tarifs réglementés mentionnés par Service-Public et peuvent évoluer. Le recours à un commissaire de justice représente donc une dépense réelle, mais elle est souvent préférable à un conflit sur la restitution des clés ou le dépôt de garantie.
Comment préparer une date qui protège vos intérêts
Le meilleur rendez-vous est celui qui intervient dans un logement entièrement vidé, nettoyé et éclairé. Avant de partir, il faut reboucher les petits trous, nettoyer les équipements, relever les compteurs et vérifier que toutes les clés, télécommandes et badges sont réunis.
Je recommande aussi de prendre des photographies datées de chaque pièce, des murs, des sols, des sanitaires, des appareils électroménagers et des compteurs. Elles ne remplacent pas un état des lieux signé, mais elles constituent une preuve utile si une dégradation apparaît dans le document ou si le bailleur conteste l’état du logement après la remise des clés.
- Comparez chaque pièce avec l’état des lieux d’entrée.
- Notez les réserves directement sur le document avant de signer.
- Vérifiez les relevés d’eau, d’électricité ou de gaz.
- Indiquez votre nouvelle adresse pour recevoir les documents et le dépôt de garantie.
- Demandez immédiatement votre exemplaire papier ou numérique signé.
Il ne faut pas confondre vétusté et dégradation. Une peinture vieillie par le temps ou un sol marqué par un usage normal ne peut pas être traité comme une détérioration imputable au locataire. En revanche, un trou important, une vitre cassée ou un équipement détérioré par un usage anormal peut justifier une retenue, à condition que le bailleur puisse la justifier.
Le point à retenir avant de rendre les clés
La date de l’état des lieux de sortie n’appartient ni exclusivement au bailleur ni exclusivement au locataire. Elle se fixe d’un commun accord, idéalement par écrit, au moment où le logement est libéré et où les clés sont restituées.
Si l’autre partie bloque la démarche, proposez plusieurs créneaux, formalisez vos relances et envisagez rapidement le commissaire de justice. Une préparation sérieuse, des photographies et un exemplaire signé de l’état des lieux font souvent la différence lorsqu’il faut défendre la restitution intégrale du dépôt de garantie.
